Die meisten Lizenzkosten sinken nicht durch Verhandeln, sondern durch Abschalten.

Die Zahl fällt im Budget auf. Die Position für Software ist gegenüber dem Vorjahr gestiegen, obwohl niemand etwas Neues bestellt hat und trotzdem lässt sich jeder einzelne Posten begründen. Der erste Reflex ist dann, mit den Anbietern zu reden. Das ist nicht falsch, es ist nur die kleinere Hälfte. Wenn wir eine Softwareliste in einem KMU durchgehen, liegt der grössere Teil der Einsparung nicht im Preis pro Konto, sondern in Konten, Werkzeugen und Verträgen, die niemand mehr braucht.

Verhandeln bringt fünf bis zehn Prozent, Abschalten bringt ein Vielfaches davon.

Standardsoftware wird nach Listenpreis verkauft und wer vierzig Konten bezieht, hat wenig Verhandlungsmasse. Was Anbieter in dieser Grösse gewähren, sind fünf bis zehn Prozent und sie hängen fast immer an einer längeren Bindung: drei Jahre statt einem. Damit kaufst du einen Rabatt auf genau die Verträge, die du eigentlich loswerden wolltest.

Rechne es einmal durch. Ein Unternehmen mit vierzig Mitarbeitenden zahlt für Zusammenarbeit, Buchhaltung, Branchenlösung, Support und ein Dutzend kleinere Dienste zusammen CHF 4'800 im Monat, also CHF 57'600 im Jahr. Zehn Prozent Rabatt über alle Posten ergeben CHF 5'760 und drei Jahre Bindung. Fünfzehn ungenutzte Konten zu CHF 25 im Monat und ein doppelt beschafftes Werkzeug für CHF 400 im Monat ergeben CHF 9'300 im Jahr, ohne Bindung und ohne ein einziges Gespräch mit einem Verkäufer.

Beides schliesst sich nicht aus, die Reihenfolge ist aber eindeutig: zuerst aufräumen, dann verhandeln. Wer umgekehrt vorgeht, handelt einen Preis für Konten aus, die er danach kündigen wollte und sitzt drei Jahre darauf.

Das Geld sitzt in drei Posten und keiner davon steht als Fehler auf einer Rechnung.

Der erste Posten sind Konten, die niemand mehr benutzt. Software wird pro Person abgerechnet und die Zahl der Personen ändert sich schneller als die Zahl der Konten: jemand tritt aus, jemand wechselt die Aufgabe, jemand hat das Werkzeug zwei Wochen lang getestet. In den Listen, die wir aufnehmen, waren zehn bis fünfundzwanzig Prozent der Konten seit über neunzig Tagen nicht mehr angemeldet. Fast jeder Anbieter zeigt dieses Datum im Verwaltungsbereich an, es schaut nur selten jemand nach.

Der zweite Posten sind zwei Werkzeuge für dieselbe Aufgabe. Das passiert nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil zwei Abteilungen unabhängig voneinander richtig entschieden haben: der Verkauf bringt seine eigene Dateiablage mit, das Projektteam sein eigenes Aufgabenwerkzeug und in der Buchhaltung fällt es nicht auf, weil beide Rechnungen für sich plausibel sind. Zusammengezählt bezahlen viele KMU zweimal für Ablage und zweimal für Chat.

Der dritte Posten sind Verträge, die sich von selbst verlängern. Jahresverträge mit einer Kündigungsfrist von ein bis drei Monaten sind der Normalfall und die Frist läuft still ab. Wenn niemand das Datum im Kalender hat, entscheidet der Kalender des Anbieters. Alle drei Posten stehen in derselben Liste, wenn es eine gibt: Ein Nutzungsverzeichnis ist in zwei Stunden gebaut beschreibt, wie sie entsteht und woran sie danach scheitert.

Von aussen fällt schneller auf, was von innen einmal richtig entschieden war.

Die Person, die ein Werkzeug beschafft hat, ist die schlechteste Person, um es abzuschalten und das hat nichts mit Können zu tun. Sie hat den Entscheid begründet, sie hat ihn im Team vertreten und sie kennt drei Gründe, warum der Posten weiterhin nötig ist. Dazu kommt, dass jede Abteilung nur ihren eigenen Ausschnitt sieht. Die Summe sieht niemand, weil die Summe niemandem gehört.

Von aussen fehlen genau diese Bindungen. Wir stellen die naive Frage, wer das Werkzeug in dieser Woche geöffnet hat, wir haben keine Beziehung zum Verkäufer des Anbieters und wir haben dieselbe Liste schon in anderen Unternehmen gesehen, also wissen wir, was die gleiche Leistung sonst kostet. Das ist kein Talent, das ist Abstand. Warum sich dieser Abstand rechnet, steht in Ein externer Blick kostet einen Bruchteil dessen, was ein falscher Entscheid kostet.

Der Abstand hat eine Grenze und die nennen wir auch: Wir wissen nicht, was im Betrieb an einem Posten hängt. Deshalb entscheidet nicht der externe Blick, sondern das Unternehmen. Wir legen die Grundlage hin, mit Leistung, Nutzung, Alternative und Risiko pro Posten und die Unterschrift bleibt bei euch.

Abgeschaltet wird in einer Reihenfolge, sonst kostet der Ausfall mehr als der Posten.

Der teuerste Fehler bei diesem Thema ist nicht der zu lange behaltene Dienst, sondern der zu früh gekündigte. Ein Dienst hält Daten, die danach niemand mehr herausbekommt. Ein anderer hängt an einer Schnittstelle, die nur einmal im Monat läuft. Ein dritter wird im Jahresabschluss gebraucht und sieht elf Monate lang ungenutzt aus. Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge:

• Alle Posten auflisten, mit Betrag, Vertragsende und Kündigungsfrist.
• Pro Posten die letzte Anmeldung und die Zahl der aktiven Konten erheben.
• Pro Posten eine zuständige Person benennen, die sagt, was daran hängt.
• Jede Kündigungsfrist mit einer Erinnerung zwei Monate davor in den Kalender.
• Erst danach abschalten, in Wellen und die Daten vorher exportieren.

Für einen Posten, der ersetzt und nicht nur gestrichen wird, gilt zusätzlich das, was vor jeder Beschaffung gilt: Die teuersten Fehler passieren, bevor die erste Offerte da ist. Und wenn nicht nur die Software teurer geworden ist, sondern die ganze Technikrechnung, gehört die Frage eine Ebene höher, so wie wir sie unter IT Kosten aufgeschrieben haben.

Der Aufwand für die ersten vier Schritte liegt bei ein bis zwei Tagen, wenn die Rechnungen greifbar sind. Danach ist die Liste einmal im Jahr in zwei Stunden nachgeführt. Es geht dabei nicht ums Sparen an sich, sondern darum, dass jeder Posten wieder jemandem gehört.