Ein Nutzungsverzeichnis ist in zwei Stunden gebaut und danach nie mehr aktuell, wenn niemand zuständig ist.

Die Frage, welche Software in einem Unternehmen läuft, klingt nach zwanzig Minuten Arbeit. In der Praxis bekommen wir darauf drei Antworten: eine aus der IT, eine aus der Buchhaltung und eine von den Leuten, die jeden Tag damit arbeiten. Keine der drei ist vollständig, weil Software heute nicht mehr installiert, sondern abonniert wird und für ein Abo braucht es niemanden aus der IT, sondern eine Kreditkarte. Ein Nutzungsverzeichnis legt die drei Antworten auf eine Seite. Gebaut ist es an einem Nachmittag. Aktuell bleibt es nur mit einer Regel und diese Regel steht weiter unten.

Ein Nutzungsverzeichnis ist eine Tabelle und kein Werkzeug.

Es gibt Software, die Abos automatisch erkennt, Lizenzen zählt und ungenutzte Konten meldet. Sie ist gut und sie lohnt sich ab ungefähr hundert Mitarbeitenden, weil ab dort niemand mehr von Hand hinterherkommt. Für ein KMU mit 10 bis 50 Mitarbeitenden ist sie ein weiteres Abo auf der Liste, die man eigentlich kürzen wollte. Eine Tabelle in der Ablage, auf die drei Personen Zugriff haben, genügt und sie hat einen Vorteil, den kein Werkzeug hat: Jemand muss sie anfassen und dabei fällt auf, was nicht stimmt.

Wichtig ist nur, dass es eine einzige Tabelle gibt, an einem Ort, von dem alle wissen. Zwei Listen sind schlechter als eine und eine Liste im Mailpostfach einer Person ist keine.

Fünf Spalten tragen das Verzeichnis, die übrigen sind Komfort.

Jede Spalte beantwortet eine Frage, die später ohnehin gestellt wird, meistens unter Zeitdruck:

• Dienst und Zweck: wie der Dienst heisst und welcher Ablauf stillsteht, wenn er morgen abgeschaltet wird.
• Kosten: Betrag pro Monat oder Jahr und über welchen Weg bezahlt wird, also Rechnung, Firmenkreditkarte oder App Store.
• Vertrag: Laufzeit und Kündigungsfrist mit Datum, nicht mit dem Wort jährlich.
• Daten: ob Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse darin liegen und in welchem Land der Dienst betrieben wird.
• Zuständig: eine Person mit Namen, nicht eine Abteilung.

Zwei weitere Spalten zahlen sich ab der zweiten Runde aus. Die erste ist die Zahl der Konten, weil der Unterschied zwischen bezahlten und benutzten Konten der Posten ist, den wir am häufigsten finden. Die zweite ist ein Status mit drei Werten: in Gebrauch, abzulösen, gekündigt. Ohne diesen Status wird die Tabelle zu einem Archiv, in dem Dienste stehen, die es nicht mehr gibt.

Was nicht hineingehört, ist die Technik. Versionen, Server, Schnittstellen: Das ist eine andere Tabelle und eine andere Aufgabe. Dieses Verzeichnis beantwortet, wofür das Unternehmen bezahlt, wer es verantwortet und welche Daten darin liegen.

Die Daten stehen in der Buchhaltung und nicht in der IT.

Wer ein Nutzungsverzeichnis über die IT aufbaut, bekommt die Dienste, die über die IT eingeführt wurden und das sind heute weniger als die Hälfte. Der vollständigere Weg führt über das Geld. Jedes Abo hinterlässt eine Spur in der Kreditorenbuchhaltung oder auf einer Kartenabrechnung und zwar jedes, auch das, von dem die IT nichts weiss.

Konkret braucht es die Kreditorenbuchhaltung der letzten zwölf Monate und die Abrechnungen aller Firmenkarten aus demselben Zeitraum. Zwölf Monate sind nötig, weil Jahresabos sonst durch das Raster fallen und das sind oft die grösseren Posten. Aus dieser Liste wird alles markiert, was nach Software oder Dienst aussieht und das ist der Rohstoff für die Tabelle. Diesen Weg haben wir bei Schatten-KI schon beschrieben, weil er dort dasselbe leistet: Er findet, was niemand bewilligt hat, ohne dass jemand befragt und damit in eine Rechtfertigung gedrängt wird.

Danach folgt die eine Runde, die nicht aus Belegen kommt. Zwei oder drei Personen aus dem Tagesgeschäft schauen die Liste an und nennen, was fehlt. Es fehlt regelmässig etwas, weil kostenlose Konten keine Rechnung erzeugen und trotzdem Daten enthalten.

Die erste Runde dauert zwei Stunden und liefert fast immer eine Zahl, die niemand erwartet hat.

Ein KMU mit dreissig Mitarbeitenden kommt nach unserer Erfahrung auf 25 bis 45 Dienste und auf CHF 1'200 bis 2'500 pro Monat, also CHF 14'000 bis 30'000 im Jahr. Der Betrag überrascht nicht, weil eine einzelne Position zu hoch wäre, sondern weil niemand sie je zusammengezählt hat. Jede Rechnung für sich ist plausibel und genau deshalb hat sie jahrelang niemand hinterfragt. Das ist die Ausgangslage, wegen der wir am häufigsten gerufen werden.

Drei Posten finden wir fast immer. Zwei Dienste tun dasselbe, weil zwei Abteilungen unabhängig voneinander entschieden haben. Konten von Mitarbeitenden, die das Unternehmen vor Monaten verlassen haben, werden weiter bezahlt. Und ein Abo läuft, das seit dem letzten Projekt niemand mehr geöffnet hat. Zusammen sind das nach unserer Erfahrung 10 bis 20 Prozent der Summe, im Beispiel also CHF 120 bis 500 pro Monat, die ohne Verhandlung und ohne Wechsel wegfallen. Das ist kein grosser Betrag, aber er fällt jeden Monat an und die zwei Stunden fallen einmal an.

Die Regel, die das Verzeichnis aktuell hält, hängt an der Rechnung.

Nach drei Monaten stimmt jede dieser Tabellen nicht mehr, wenn nichts sie nachzieht. Quartalserinnerungen im Kalender funktionieren nicht, weil sie Arbeit verlangen, für die es in dem Moment keinen Anlass gibt. Was funktioniert, ist eine Regel mit einem Anlass und der Anlass ist das Geld: Es wird keine Rechnung für einen Dienst freigegeben, der nicht im Verzeichnis steht.

Wer Rechnungen freigibt, schaut also nach, ob der Dienst in der Tabelle ist. Wenn nicht, wird er vor der Freigabe eingetragen, mit Zweck, Kosten, Vertrag, Daten und zuständiger Person. Das kostet pro neuem Dienst zwei Minuten und es passiert genau dann, wenn die Information vorliegt. Neue Dienste tragen sich auf diesem Weg selber ein und das Verzeichnis wird von der Aufgabe, die niemand macht, zum Nebenprodukt einer Aufgabe, die jeden Monat ohnehin gemacht wird.

Zwei Dinge gehören dazu, damit die Regel hält. Die Zahl der Zahlungswege bleibt klein, weil jede weitere Firmenkarte ein zweiter Kanal ist, an dem die Regel vorbeiläuft. Und einmal im Jahr sitzt die zuständige Person einen halben Tag über der Tabelle und prüft Konten, Status und Kündigungsfristen, weil Austritte und ungenutzte Lizenzen keine Rechnung erzeugen, die auffällt.

Das Verzeichnis beantwortet drei Fragen, die sonst jedes Jahr neu geraten werden.

Die erste ist die Beschaffung. Wer eine Offerte für einen neuen Dienst bekommt, sieht in der Tabelle, ob etwas Ähnliches bereits bezahlt wird und was es kostet und kann die Offerte damit überhaupt einordnen. Ohne Verzeichnis wird eine Offerte gegen nichts verglichen.

Die zweite ist der Entscheid, ob gebaut oder gekauft wird. Der Vergleich über drei Jahre braucht die laufenden Kosten der heutigen Lösung und die stehen in keiner Offerte, sondern in dieser Tabelle. Wie wir diesen Vergleich rechnen, steht in Build oder Buy.

Die dritte ist der Datenschutz. Die Inventur der Dienste, in denen Personendaten liegen, ist der Teil des revDSG, der ein KMU Wochen kostet. Wer das Nutzungsverzeichnis mit der Spalte für Daten und Land geführt hat, hat diesen Teil erledigt, bevor er gefragt wird. Das ist der Grund, warum wir diese beiden Spalten von Anfang an verlangen, auch wenn sie beim Bauen am meisten Mühe machen.

Der Aufwand für das Ganze ist überschaubar: zwei Stunden für die erste Runde, zwei Minuten pro neuer Rechnung, ein halber Tag im Jahr. Was fehlt, ist nicht die Zeit, sondern die Person, die dafür zuständig ist und dieser Entscheid gehört in die Geschäftsleitung.