Drei Offerten zu vergleichen hilft wenig, wenn niemand sie lesen kann.

Ein KMU mit 20 Leuten braucht ein neues ERP. Der bisherige IT Partner schickt eine Offerte. Weil eine Offerte allein zu wenig ist, holt die Geschäftsleitung eine zweite und auf Wunsch des Verwaltungsrats eine dritte. Dann liegen drei Dokumente auf dem Tisch, jedes 30 Seiten, jedes mit anderem Umfang, anderen Modulen und anderer Laufzeit. Vergleichen kann sie im Haus niemand, weil dafür jemand wissen müsste, was die Software können muss, was die Module wirklich enthalten und was in den Vertragsbedingungen steht. Am Schluss entscheidet der Preis auf der ersten Seite oder der Eindruck aus der Präsentation. Wir schauen hier an, was eine zweite Offerte tatsächlich bringt, wo sie aufhört zu helfen und rechnen durch, ab wann sich ein externer Experte lohnt.

Eine zweite Offerte zeigt, ob der Preis stimmt, nicht ob das Produkt passt.

Der Nutzen einer zweiten Offerte ist echt und begrenzt. Sie zeigt, ob der erste Anbieter in der Grössenordnung liegt, die der Markt verlangt. Liegt die erste Offerte bei CHF 60'000 und die zweite bei CHF 35'000, ist das ein Signal und zwar in beide Richtungen: Entweder hat der erste Anbieter zu viel eingerechnet, oder der zweite hat etwas weggelassen, das später als Nachtrag kommt. Welche der beiden Erklärungen stimmt, steht in keiner der beiden Offerten. Dafür muss jemand die Positionen nebeneinander legen und verstehen, was drin ist und was nicht.

Was die zweite Offerte nicht zeigt: ob eines der Produkte den Ablauf im Unternehmen abbildet, ob die Schnittstelle zur Buchhaltung wirklich existiert oder erst im Angebot steht und was der Vertrag in fünf Jahren kostet, wenn der Anbieter die Preise anpasst. Diese drei Fragen entscheiden über die Kosten und keine Offerte beantwortet sie von sich aus, weil der Anbieter zeigt, was sein Produkt gut kann. Das ist keine Täuschung, es ist sein Job.

Eine dritte Offerte bringt in den meisten Fällen nichts mehr. Sie kostet das Unternehmen einen Tag für Gespräch und Präsentation und ergibt eine dritte Preisspanne, die sich mit den ersten beiden ebenfalls nicht vergleichen lässt. Mehr Offerten machen den Stapel höher, nicht den Entscheid klarer. Ob das Produkt überhaupt gekauft und nicht gebaut werden soll, ist die Frage davor, und die haben wir an anderer Stelle über drei Jahre durchgerechnet.

Der Fehler liegt selten im Preis, sondern in dem, was fehlt.

Was wir sehen, wenn wir Offerten lesen, ist selten ein zu hoher Preis. Es ist das, was nicht drinsteht. Ein Modul, das man braucht, ist als Option aufgeführt und nicht im Total. Die Datenmigration ist mit einer Pauschale von wenigen Stunden gerechnet, obwohl die alten Daten in drei Systemen liegen. Der Support ist nur zu Bürozeiten drin, die Reaktionszeit steht nirgends. Die Preisanpassung ist mit einer Formel geregelt, die der Anbieter jedes Jahr einseitig anwenden darf. Und beim Ausstieg bekommt das Unternehmen seine Daten als Export, dessen Format nicht definiert ist.

Jeder dieser Punkte ist für sich klein. Zusammen entscheiden sie darüber, was die Software über die Laufzeit kostet. Deshalb steht in der Überschrift, dass drei Offerten wenig helfen, wenn niemand sie lesen kann. Lesen heisst hier: wissen, was fehlt und wissen, was der Anbieter an welcher Position verdient.

Ein externer Experte kostet einmal und spart über die Laufzeit.

Ein Rechenbeispiel für ein KMU mit 20 Mitarbeitenden, das ein ERP beschafft. Die bevorzugte Offerte liegt bei CHF 800 pro Monat für die Lizenzen, also CHF 9'600 pro Jahr, plus CHF 15'000 einmalig für Einführung und Datenübernahme. Über die üblichen fünf Jahre Vertragslaufzeit sind das CHF 63'000.

Jemand, der solche Offerten regelmässig liest, braucht für die Prüfung von zwei Offerten und dem Vertragsentwurf zwei bis drei Tage, inklusive Gespräche mit den Anbietern. Zu einem Tagessatz, wie er in der Schweiz üblich ist, kostet das CHF 4'000 bis 6'000, wir rechnen mit CHF 5'000.

Auf der anderen Seite stehen die Punkte, die bei einer solchen Prüfung typischerweise herauskommen. Ein Modul für CHF 120 pro Monat, das im Total steht und das niemand braucht, weil der Ablauf anders läuft: CHF 7'200 über fünf Jahre. Eine Preisanpassung, die statt einseitig an den Landesindex gebunden wird, also drei statt fünf Prozent pro Jahr: rund CHF 2'000 weniger über die Laufzeit. Eine Datenmigration, die mit 20 Stunden statt 60 offeriert war und im zweiten Monat als Nachtrag zu CHF 150 pro Stunde gekommen wäre: CHF 6'000. Zusammen sind das CHF 15'200, das Dreifache des Honorars. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Offerte. Die Grössenordnung stimmt aber bei den meisten Beschaffungen, die wir sehen, weil keine Offerte auf Anhieb vollständig ist und jede fehlende Position nach der Unterschrift teurer ist als davor.

Was der Experte nicht tut: Er entscheidet nicht. Er sagt, was in den Offerten steht, was fehlt und was er empfehlen würde, mit Begründung. Entscheiden muss die Geschäftsleitung, weil sie den Vertrag unterschreibt. Wer im Haus jemanden hat, der die Rolle eines CTO füllt, hat diese Person schon und braucht dafür niemanden von aussen.

Die Reihenfolge entscheidet, ob die Prüfung etwas bringt.

Damit die Prüfung etwas wert ist, muss sie vor der Unterschrift stattfinden und nach der Anforderungsliste. Zuerst steht auf einer Seite, was die Software können muss und was nicht. Ohne diese Liste kann auch ein Experte nur den Preis prüfen, nicht die Eignung. Dann werden die Offerten so eingeholt, dass sie vergleichbar sind, also mit derselben Liste und derselben Laufzeit. Und erst dann kommt die Lektüre: Positionen nebeneinander legen, Lücken benennen, Vertragsbedingungen prüfen, nachverhandeln.

Wer die Anforderungen hat, zwei vergleichbare Offerten und jemanden im Haus, der sie lesen kann, braucht niemanden von aussen und sollte entscheiden. Wer die Offerten hat und niemanden, der sie lesen kann, hat ein Leseproblem, kein Preisproblem. Für diesen Fall gibt es bei uns ein Format mit Pauschalpreis: Wir schreiben die Anforderungen mit den Leuten auf, die mit der Software arbeiten werden, holen vergleichbare Offerten ein, empfehlen ein Produkt und verhandeln den Vertrag. Der Anbieter verdient an der Lizenz und an jedem Modul, wir nicht. Deshalb können wir sagen, welches Modul fehlt und welches zu viel ist.