Eine Software muss beschafft werden.
Die Anforderungen stehen noch nirgends. Drei Offerten, drei Produkte, drei Preise. Vergleichen lässt sich das erst, wenn klar ist, was die Software können muss und was nicht.
Drei Offerten, drei Produkte, drei Preise.
Eine Software muss beschafft werden: ein neues ERP, ein CRM, ein Dokumentensystem. Die Anbieter schicken Offerten, jede mit anderem Umfang, anderen Modulen, anderen Laufzeiten. Vergleichen lässt sich das nicht, weil nirgends steht, was die Software können muss und was nicht. Also entscheidet am Schluss der Eindruck aus der Präsentation, oder der Preis auf der ersten Seite.
Klartext: Wer die Anforderungen nicht schreibt, kauft, was der Anbieter zeigt.
Eine Anforderungsliste muss nicht lang sein. Zehn Punkte, die die Software können muss, fünf, die sie nicht braucht und die Schnittstellen zu dem, was schon da ist. Damit lassen sich Offerten vergleichen, Präsentationen steuern und Verträge verhandeln. Ohne sie zeigt jeder Anbieter, was sein Produkt gut kann und das Unternehmen merkt nach der Einführung, was fehlt.
Hier ist zu entscheiden, was die Software können muss und zu welchen Bedingungen sie gekauft wird.
Was die Software können muss
Und was nicht. Die Liste entscheidet über die Auswahl und später über die Einführung, deshalb gehört sie vor die erste Offerte.
Zu welchen Bedingungen gekauft wird
Laufzeit, Datenherausgabe, Preisanpassung, Support. Diese Punkte bestimmen die Kosten der nächsten fünf Jahre.
Das übernehmen wir.
Die Anforderungen aufschreiben
Wir sprechen mit den Leuten, die mit der Software arbeiten werden und schreiben die Anforderungen auf eine Seite, mit dem, was schon da ist.
Auswahl und Vertrag verantworten
Wir holen vergleichbare Offerten ein, führen die Anbietergespräche, empfehlen ein Produkt und verhandeln den Vertrag. Das Unternehmen entscheidet, wir stehen für die Empfehlung ein.
Warum nicht einfach die KI fragen
Frag sie
Wenn die KI dein Problem in fünf Minuten löst, ist das der richtige Weg und wir sind die Ersten, die das sagen.
Was die KI nicht weiss
Was der Anbieter an welchem Modul verdient, was vergleichbare Systeme heute in der Schweiz kosten, was wir selber im Einsatz haben und wer die Verantwortung übernimmt, wenn die Auswahl falsch war. Dafür gibt es uns.
Beiträge zu diesem Thema.
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Die meisten Lizenzkosten sinken nicht durch Verhandeln, sondern durch Abschalten.
Verhandeln bringt fünf bis zehn Prozent und drei Jahre Bindung. Der grössere Teil liegt in ungenutzten Konten, in zwei Werkzeugen für dieselbe Aufgabe und in Verträgen, die sich stillschweigend verlängern.
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Wir nennen einen Pauschalpreis, weil wir den Aufwand einschätzen können müssen und nicht du.
Bei jedem unserer Formate steht ein Preis und nirgends ein Stundensatz, weil das Risiko der Schätzung zu dem gehört, der sie macht. Der Beitrag zeigt, wie wir vor einem Pauschalpreis rechnen und was passiert, wenn die Schätzung daneben liegt.
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Die teuersten Fehler in einer Software Beschaffung passieren, bevor die erste Offerte da ist.
Die Auswahl ist entschieden, bevor die Offerten eintreffen, nämlich durch das, was in der Anfrage steht und durch das, was fehlt. Der Ablauf von der Anforderungsliste bis zum Vertrag.
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Ein Nutzungsverzeichnis ist in zwei Stunden gebaut und danach nie mehr aktuell, wenn niemand zuständig ist.
Die Tabelle ist an einem Nachmittag gebaut und nach drei Monaten stimmt sie nicht mehr. Welche Spalten sie braucht, woher die Daten kommen und welche eine Regel sie aktuell hält.
Das passende Format hat einen Pauschalpreis.
Was es kostet, steht vorher fest. Wird es teurer, tragen wir das.