Die teuersten Fehler in einer Software Beschaffung passieren, bevor die erste Offerte da ist.

Eine Software Beschaffung sieht von aussen aus wie ein Vergleich: Es kommen Offerten herein, eine gewinnt. Tatsächlich ist der grösste Teil des Ergebnisses entschieden, bevor die erste Offerte im Haus ist. Was in der Anfrage steht, bestimmt, was die Anbieter anbieten. Was nicht darin steht, kommt später als Nachtrag oder gar nicht. Und was im Vertrag steht, bestimmt die Kosten der nächsten fünf Jahre, nicht der Preis auf der ersten Seite. Wir gehen den Ablauf der Reihe nach durch: Anforderungen, Anfrage, Auswahl, Vertrag, Einführung.

Die Anforderungsliste steht vor der ersten Anfrage, sonst schreibt sie der Anbieter.

Eine Anforderungsliste muss nicht lang sein. Zehn Punkte, die die Software können muss, fünf, die sie ausdrücklich nicht braucht und die Schnittstellen zu dem, was schon im Einsatz ist. Eine Seite reicht. Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern der Zeitpunkt: Wer die Liste erst nach der ersten Präsentation schreibt, schreibt sie entlang dessen, was er gesehen hat. Dann steht darin, was das Produkt kann und nicht, was der Betrieb braucht.

Geschrieben wird sie mit den Leuten, die täglich damit arbeiten werden, weil nur sie wissen, wo der heutige Ablauf hakt und welcher Sonderfall jede Woche vorkommt. Die IT liefert dazu, was technisch dranhängt: Schnittstellen, Datenmengen, Zugriffe. Wer bereits ein Nutzungsverzeichnis führt, hat einen Teil der Arbeit schon gemacht, weil dort steht, welche Systeme im Einsatz sind, was sie kosten und wer sie braucht.

Erst mit dieser Liste lässt sich auch die Frage davor beantworten, nämlich ob überhaupt gekauft werden soll. Kaufen oder bauen haben wir an anderer Stelle über drei Jahre durchgerechnet und ohne Anforderungen ist diese Rechnung nicht möglich, weil niemand weiss, was gebaut werden müsste.

In die Anfrage gehört, was die Software können muss und was im Betrieb schon läuft.

Die Anfrage an die Anbieter ist kein Ausschreibungswerk. In einem KMU sind es drei bis fünf Seiten und sie enthalten fünf Dinge:

• Die Anforderungen, getrennt nach Muss und Kann, damit ein Anbieter sagen kann, was er nicht abdeckt, ohne gleich aus dem Rennen zu sein.
• Den Bestand: welche Systeme bleiben, welche Daten übernommen werden müssen, welche Schnittstellen es braucht.
• Den Rahmen: Anzahl Nutzer heute und in drei Jahren, gewünschter Starttermin, Budgetrahmen.
• Die Form der Antwort: Preise über fünf Jahre, Lizenzen, Einführung und Wartung getrennt ausgewiesen, bei allen Anbietern gleich aufgebaut.
• Die Vertragspunkte, die verhandelbar sein müssen, damit sie nicht erst nach dem Entscheid auf den Tisch kommen.

Der Budgetrahmen wird oft zurückgehalten, aus Sorge, der Preis richte sich danach. Er tut es teilweise und trotzdem raten wir dazu, ihn zu nennen. Wer ihn nennt, bekommt Offerten, die dazu passen und merkt in der ersten Woche, wenn die Vorstellung um den Faktor drei danebenliegt, statt nach drei Monaten Auswahlverfahren.

Vergleichbar wird eine Offerte erst, wenn alle dieselbe Frage beantworten.

Drei Offerten mit unterschiedlichem Umfang, unterschiedlichen Modulen und unterschiedlicher Laufzeit sind kein Vergleich, sondern drei Angebote. Vergleichbar werden sie über die Gesamtkosten einer festen Laufzeit: fünf Jahre, gleiche Nutzerzahl, Lizenz plus Einführung plus Wartung plus die eigene Zeit im Betrieb. Diese letzte Position fehlt in jeder Offerte, weil sie nicht beim Anbieter anfällt und sie ist in der Einführung der grösste Brocken.

Eine zweite Offerte zeigt, ob der Preis in der Grössenordnung des Marktes liegt. Ob das Produkt passt, zeigt sie nicht, und eine dritte bringt in den meisten Fällen nichts mehr. Was stattdessen hilft, ist ein Testzugang, in dem ein echter Ablauf aus dem Betrieb einmal durchgespielt wird, mit den eigenen Daten und mit der Person, die das später täglich macht. Eine Präsentation zeigt die Fälle, die das Produkt gut kann. Ein Testzugang zeigt den Fall, den man selber jede Woche hat.

Vier Klauseln entscheiden, was die Software in fünf Jahren kostet.

Der Preis auf der ersten Seite ist der kleinere Teil des Entscheids. Diese vier Punkte im Vertrag sind der grössere.

Die Preisanpassung zuerst. Steht im Vertrag, dass der Anbieter die Preise jährlich anpassen darf, ist das eine offene Position. Bei Lizenzkosten von CHF 9'600 pro Jahr und einer Anpassung von fünf Prozent zahlt ein Unternehmen im fünften Jahr rund CHF 11'700 und über die Laufzeit rund CHF 5'000 mehr, als in der Offerte steht. Verhandelbar sind in aller Regel die Bindung an den Landesindex und eine Obergrenze.

Dann Laufzeit und Kündigung. Üblich sind fünf Jahre mit automatischer Verlängerung und einer Kündigungsfrist von sechs Monaten. Wer diese Frist verpasst, hat ein weiteres Jahr gekauft, ohne es entschieden zu haben. Der Termin gehört an dem Tag in den Kalender, an dem unterschrieben wird.

Drittens die Datenherausgabe bei Vertragsende. Der Satz, die Daten würden exportiert, ist keine Zusage. Es braucht Format, Frist und Preis: strukturierter Export mit Feldbeschreibung, innert 30 Tagen, ohne zusätzliche Kosten. Fehlen diese drei Angaben, ist der Wechsel zum nächsten Anbieter ein eigenes Projekt und der Anbieter weiss das.

Viertens Support und Reaktionszeit. Welche Zeiten gelten, in welcher Frist auf einen Ausfall reagiert wird und was passiert, wenn diese Frist nicht eingehalten wird. Ein Support ohne Frist ist ein Versprechen ohne Inhalt.

Diese vier Punkte sind auch der Grund, warum eine auslaufende Verlängerung dieselbe Arbeit auslöst wie eine Neubeschaffung. Der Anbieter kennt sein Produkt und seine Marge und beides steht in keiner Offerte.

Die Einführung ist der Teil, den fast jede Planung zu kurz rechnet.

Einführung und Datenübernahme kosten bei einer Beschaffung in dieser Grössenordnung mehr als ein ganzes Jahr Lizenzen und der Aufwand im Betrieb kommt zum Tagesgeschäft dazu. Drei Dinge entscheiden, ob dieser Teil gelingt.

Die Datenübernahme ist realistisch gerechnet. Wer 20 Stunden offeriert bekommt und seine Daten in drei Systemen liegen hat, bezahlt die Differenz nach der Unterschrift als Nachtrag, zu einem Stundensatz, der dann nicht mehr verhandelt wird. Es gibt eine Person im Betrieb, die zuständig ist und dafür Zeit bekommt, nicht nebenbei und nicht am Abend. Und es gibt ein Datum, an dem das alte System abgeschaltet wird, weil zwei Systeme parallel doppelte Arbeit bedeuten und niemand freiwillig wechselt, solange das alte noch läuft.

Der Ablauf ist nicht kompliziert. Er ist unbequem, weil die Arbeit am Anfang liegt, wo noch nichts drängt und weil der Teil, der Spass macht, die Präsentation ist. Wer die Liste schreibt, alle dieselbe Frage beantworten lässt und die vier Klauseln liest, hat den Entscheid gefällt, bevor er unterschreibt. Wer diese Arbeit nicht im Haus hat, holt sie für ein paar Tage von aussen: Dafür gibt es bei uns einen Ablauf mit Pauschalpreis, von den Anforderungen über die Anbietergespräche bis zur Verhandlung des Vertrags. Wir verdienen weder an der Lizenz noch am Modul und deshalb können wir sagen, welche Position fehlt und welche zu viel ist.