Ein externer Blick kostet einen Bruchteil dessen, was ein falscher Entscheid kostet.

Eine Geschäftsleitung entscheidet über ein Projekt für CHF 45'000. Vorbereitet hat es jemand im Haus, der die Sache seit Monaten kennt, die Unterlagen sauber aufbereitet hat und den Anbieter empfiehlt, mit dem er schon zweimal gut gefahren ist. Der Entscheid fällt gegen Ende der Traktandenliste, in vierzig Minuten. Niemand macht dabei etwas falsch. Alle im Raum sind Teil derselben Vorgeschichte und genau deshalb fehlen am Tisch die Fragen, die unangenehm sind. Ein Blick von aussen kostet an dieser Stelle einen Bruchteil des Projekts und er lohnt sich nicht, weil der Externe klüger wäre, sondern weil er nichts zu verlieren hat.

Die Rechnung geht auf, sobald eine einzige Position im Projekt wegfällt.

Nehmen wir das Projekt über CHF 45'000: Einführung, Lizenzen für drei Jahre, etwas Anpassung. Eine Stunde Gespräch mit jemandem von aussen kostet bei uns CHF 300. Das sind 0,7 Prozent der Summe, über die entschieden wird. Ein ausführlicher Blick auf Offerte und Vertrag, zwei bis drei Tage Arbeit, liegt bei CHF 4'000 bis 6'000, also bei gut zehn Prozent. Wie diese Prüfung aussieht und was sie in Offerten findet, haben wir separat durchgerechnet.

Man muss dafür nicht schätzen, wie oft ein externer Blick etwas findet. Es reicht die umgekehrte Frage: ab welchem Fund die Stunde bezahlt ist. Bei CHF 300 ist das ein Modul für CHF 100 im Jahr, das niemand braucht. Bei CHF 5'000 sind es zwei Wochen Arbeit, die wegfallen, weil eine Anforderung gestrichen wird. Alles darüber ist Gewinn und der Fehlentscheid, der gar nicht erst passiert, steht in dieser Rechnung noch nicht drin. Ein Projekt für CHF 45'000, das nach anderthalb Jahren wieder abgelöst wird, kostet nicht CHF 45'000, sondern das plus die Ablösung plus die Zeit der Leute, die zweimal umlernen.

Zur ehrlichen Version dieser Rechnung gehört der Fall, in dem nichts herauskommt. Den gibt es und dann sagen wir das: Die Offerte ist in Ordnung, der Anbieter passt, unterschreibt. Die Stunde war dann eine Versicherung, die nicht gebraucht wurde und sie hat CHF 300 gekostet.

Drei Fragen kann im Haus niemand stellen und das liegt nicht an der Fähigkeit.

• Was passiert, wenn wir es gar nicht machen.
• Wer verdient an diesem Entscheid und an welcher Position.
• Was müsste zutreffen, damit die Empfehlung falsch ist.

Die erste Frage kann der nicht stellen, der den Antrag geschrieben hat. Er hat Monate in die Vorbereitung gesteckt, Gespräche mit Anbietern geführt und intern dafür geworben. "Wir lassen es" heisst für ihn: Diese Monate waren umsonst. Das ist menschlich und es ist der Grund, warum die Variante, gar nichts zu tun, in den meisten Unterlagen fehlt, obwohl sie die billigste im Feld ist und als Vergleichswert für alle anderen dient.

Die zweite Frage kostet eine Beziehung. Wer den IT Partner seit sechs Jahren im Haus hat und ihn nächstes Jahr wieder braucht, fragt ihn nicht, woran er an dieser Offerte verdient. Ein Externer fragt es, weil er den Partner nicht braucht und die Antwort ist meistens unspektakulär: an der Lizenz, an der Einführung, an den Stunden danach. Genau das gehört auf den Tisch, bevor jemand die Empfehlung für neutral hält.

Die dritte Frage klingt akademisch und ist die nützlichste von den dreien. Wer intern für etwas argumentiert hat, kann nicht gleichzeitig aufschreiben, unter welchen Bedingungen er sich irrt: Das liest sich wie ein Rückzieher. Von aussen ist es eine normale Frage und die Antwort wird konkret. Die Rechnung stimmt, solange das Team nicht über dreissig Leute wächst. Der Anbieter passt, solange die Schnittstelle zur Buchhaltung wirklich existiert und nicht erst im Angebot steht. Damit hat die Geschäftsleitung zwei Dinge, die sie in einem Jahr nachprüfen kann, statt eines Bauchgefühls.

Ein Externer taugt nur so lange, wie er am Ergebnis nichts verdient.

Der Vorteil von aussen ist nicht Wissen, sondern Unabhängigkeit und die ist schnell weg. Wer die Prüfung macht und danach die Umsetzung verkaufen möchte, steht im selben Interessenkonflikt wie der Insider, nur ohne dessen Vorgeschichte. Deshalb ist die einzige Frage, die du einem Externen vorher stellen solltest: Woran verdienst du, wenn ich deiner Empfehlung folge. Bei uns lautet die Antwort an dieser Stelle: an der Stunde und sonst nichts. Wenn der richtige Entscheid heisst, beim bisherigen Anbieter zu bleiben, ist das ein gutes Ergebnis dieser Stunde und kein verlorener Auftrag. Was dabei geprüft wird, ist der Teil der Arbeit, den sonst ein CTO im Unternehmen übernimmt, nur punktuell und ohne Anstellung.

Der Zeitpunkt liegt nach der ersten Zahl und vor der Unterschrift.

Zu früh gibt es nichts anzuschauen: ohne Offerte, ohne Konzept und ohne Anforderungsliste bleibt jedes Gespräch allgemein. Zu spät ist es, sobald der Entscheid intern kommuniziert ist. Dann geht es nicht mehr um die Sache, sondern darum, wer recht behält und eine externe Einschätzung erzeugt in dieser Lage nur noch Bestätigung oder Ärger. Brauchbar ist der Moment dazwischen, in dem Zahlen auf dem Tisch liegen und noch nichts unterschrieben ist.

Nicht jeder Entscheid braucht das. Wenn der Fehler billig und umkehrbar ist, entscheide im Haus und hol niemanden dazu. Woran du das erkennst und wann eine Antwort aus der KI reicht, haben wir an drei Fragen festgemacht. Bei einer fünfstelligen Summe, die über drei Jahre bindet, fällt diese Prüfung in aller Regel anders aus.

Liegt bei dir gerade eine solche Zahl auf dem Tisch, ist der Einstieg für CHF 300 genau dafür gebaut: eine Stunde mit einem Ziel, das du vorher benennst. Schick die Offerte und den internen Antrag mit, dann geht die Stunde in deinen Fall und nicht ins Kennenlernen.