Die meisten KMU brauchen keinen CTO im Haus, aber fast alle brauchen die Rolle.

Die Frage kommt selten aus dem Nichts. Sie kommt nach einer Offerte, die im Haus niemand beurteilen konnte, oder nach einem Projekt, das doppelt so lange gedauert hat wie geplant. Danach steht im Raum, ob es jemanden braucht, der Technik verantwortet und ob diese Person angestellt oder zugekauft wird. Wir beantworten das nicht mit einer Empfehlung, weil eine Empfehlung von unserem Geschäft abhängen würde und nicht von deinem. Wir beantworten es mit drei Fällen und den Zahlen, die sie voneinander trennen.

Die Rolle ist nicht die Stelle und getrennt werden die beiden durch die Zahl der Entscheide.

Was die Rolle tut, haben wir in Ein CTO entscheidet, was gebaut, gekauft und gelassen wird aufgeschrieben. Sie ist in jedem Unternehmen besetzt, das Technik einsetzt, auch wenn niemand den Titel trägt. Offen ist nur, ob sie einer Person gehört oder sich über vier Leute verteilt hat, die je ihren Ausschnitt sehen.

Ob aus der Rolle eine Stelle wird, entscheidet nicht ihre Wichtigkeit, sondern ihre Frequenz. Dafür gibt es eine Rechnung, die du in einer halben Stunde selber machen kannst: Zähl die Entscheide der letzten zwölf Monate, bei denen Technik, Kosten, Datenschutz und ein Vertrag gleichzeitig im Spiel waren. Serverofferten, Softwareverträge, KI Werkzeuge, eigene Entwicklung, Datenumzüge, Zugänge nach einem Austritt.

In den KMU, die wir anschauen, kommen dabei zwei bis drei Entscheide pro Monat zusammen. Rechnet man pro Entscheid einen halben bis zwei Tage für Vorbereitung, Rückfragen und Nachbereitung, ergibt das dreissig bis sechzig Tage im Jahr. Das ist ein Sechstel bis ein Drittel einer Vollzeitstelle. Eine Stelle wird daraus nicht und trotzdem müssen diese dreissig bis sechzig Tage jemandem gehören.

Eine interne Stelle rechnet sich, wenn Technik das Produkt ist und wöchentlich entschieden wird.

Der erste Fall ist der klarste und zugleich der seltenste. Er liegt vor, wenn Technik nicht das Werkzeug des Geschäfts ist, sondern das Geschäft selber: Die Kunden bezahlen für Software, für eine Plattform oder für einen digitalen Dienst. Dann fallen Entscheide nicht monatlich an, sondern wöchentlich und sie betreffen nicht eine Offerte, sondern eine Architektur, die drei Jahre hält oder eben nicht.

Die Zahlen, an denen wir diesen Fall erkennen: acht oder mehr Personen, die im Haus entwickeln, ein jährliches Technikbudget über einer Million Franken und ein Umsatzanteil aus eigenen digitalen Produkten über der Hälfte. Wenn zwei dieser drei Werte erreicht sind, gehört die Rolle ins Haus, mit Sitz dort, wo entschieden wird.

Die Stelle ist dann auch bezahlbar, weil sie im Verhältnis zum Rest steht. Eine interne CTO Stelle kostet in der Schweiz mit Arbeitgeberbeiträgen ab etwa CHF 200'000 im Jahr. Bei acht Entwicklern liegen die Personalkosten der Entwicklung darunter bereits über einer Million und ein halbes Jahr in die falsche Richtung kostet mehr als die Stelle. Bei einem Entwickler ist dasselbe Verhältnis absurd.

Das häufigste Muster für zu früh: Die Stelle wird geschaffen, weil man jemanden gefunden hat und die Person verbringt danach vier von fünf Tagen mit Projektarbeit, weil die Entscheide für mehr nicht ausreichen. Dann hat das Unternehmen einen teuren Entwickler und immer noch niemanden, der die Rolle ausfüllt.

Zwischen zehn und fünfzig Mitarbeitenden gehört die Rolle nach aussen, weil die Entscheide gebündelt anfallen.

Der zweite Fall ist der, in dem die meisten Schweizer KMU stehen. Zehn bis fünfzig Mitarbeitende, null bis drei Entwickler und diese meistens extern, ein Technikbudget zwischen CHF 50'000 und CHF 500'000 im Jahr und die zwei bis drei Entscheide pro Monat aus der Rechnung oben. Technik ist wichtig, aber sie ist nicht das, wofür die Kunden bezahlen.

Hier ist eine Stelle zu gross und niemand zu wenig. Was passt, ist die Rolle von aussen: eine Person, die vor jeder grösseren Ausgabe für Technik gefragt wird, die Zugang zu den Zahlen und den Verträgen hat und die ihren Namen unter den Entscheid setzt. Der Aufwand dafür liegt in unserer Erfahrung bei ein bis drei Tagen pro Quartal für den laufenden Überblick, plus die Zeit für die Entscheide, die tatsächlich anfallen.

Damit das eine Rolle bleibt und nicht Beratung wird, braucht es drei Dinge: Die Person sitzt dort, wo entschieden wird und nicht nur in der Runde danach. Sie sieht die Verträge und die Rechnungen, nicht nur die Frage. Und sie trägt das Ergebnis mit, auch wenn es nicht aufgeht. Fehlt eines davon, bekommst du eine Meinung und eine Meinung verantwortet niemand. Warum wir für diese Konstellation trotzdem den Titel verwenden, den der Markt kennt, steht in Problemlöser wäre genauer, aber externer CTO ist der Begriff.

Wer nichts Eigenes betreibt, braucht keine Rolle, sondern eine benannte Person und vier Handgriffe.

Der dritte Fall wird in Beratungstexten selten erwähnt, weil sich damit nichts verkaufen lässt. Er trifft Unternehmen unter zehn Mitarbeitenden, die ihre Software vollständig als Dienst beziehen: Mail, Buchhaltung, Branchenlösung, alles beim Anbieter, nichts Eigenes betrieben, ein Technikbudget unter CHF 30'000 im Jahr und zwei bis vier Entscheide im Jahr, die überhaupt eine Abwägung brauchen.

In diesem Fall ist ein CTO, intern oder extern, ein Aufwand ohne Gegenwert. Was es braucht, sind vier Handgriffe. Eine Liste der Dienste, die ihr bezahlt, mit dem Betrag und dem Zweck. Die Kündigungsfristen dieser Verträge im Kalender, mit einer Erinnerung zwei Monate davor. Ein fester Ablauf, der beim Austritt einer Person alle Zugänge entzieht. Und die Regel, dass vor jeder Unterschrift über CHF 5'000 eine Person ausserhalb des Fachs draufschaut.

Diese vier Handgriffe kosten ein bis zwei Tage im Jahr und decken ab, was in dieser Grösse schiefgeht. Ohne sie werden die Entscheide trotzdem getroffen, nur eben verteilt und ohne dass jemand die Summe anschaut. Wie das aussieht, haben wir in Wo niemand die CTO Rolle hat, wird Risiko nicht gemanagt, sondern verteilt beschrieben.

Teuer wird nicht der falsche Fall, sondern der Wechsel, den niemand bemerkt hat.

Kein Unternehmen bleibt in seinem Fall. Der Wechsel passiert an einem Tag, an dem niemand eine Sitzung dazu einberuft: beim ersten eigenen Entwickler, bei den ersten Kundendaten, die im eigenen System liegen statt beim Anbieter, beim ersten System, ohne das nicht fakturiert werden kann. Ab diesem Tag stimmen die vier Handgriffe aus dem dritten Fall nicht mehr und meistens merkt es niemand, weil weiterhin alles läuft.

Deshalb ist die nützlichste Frage nicht, in welchem Fall du bist, sondern wann du das zuletzt geprüft hast. Drei Prüfpunkte reichen, einmal im Jahr: Wie viele Entscheide der letzten zwölf Monate haben Technik, Geld und Vertrag gleichzeitig berührt. Wie viel von dem, was der Betrieb braucht, betreibt ihr selber. Und wer hat beim letzten grösseren Technikentscheid seinen Namen daruntergesetzt.

Wenn die dritte Frage keine Antwort hat, ist das der Punkt, an dem wir normalerweise anfangen. Nicht mit einem Vertrag über eine Rolle, sondern mit einer Stunde, in der wir deine Ausgangslage anschauen und danach sagen, welcher der drei Fälle zutrifft. Wie diese Stunde abläuft, steht in Eine Stunde Gespräch für CHF 300, vorbereitet und nachbereitet. Oft ist das Ergebnis, dass es keine Rolle braucht, sondern drei Handgriffe und dann sagen wir das.