Beim Thema KI gibt es vier Entscheide, die niemand ausser der Geschäftsleitung treffen kann.

In den meisten Schweizer KMU wird KI bereits genutzt. Jemand im Verkauf lässt Offerten von ChatGPT umformulieren, jemand in der Buchhaltung fasst Verträge zusammen, jemand im Marketing schreibt damit den Newsletter. Entschieden hat darüber in der Regel niemand, weil das Thema zwischen IT, Recht und Personal liegt und jeder Bereich annimmt, ein anderer sei zuständig. Das ist an sich kein Problem, weil die Mitarbeitenden einen guten Job machen wollen und dafür ein Werkzeug gefunden haben. Zum Problem wird es dort, wo Entscheide liegen bleiben, die sich nicht delegieren lassen. Wir sehen vier davon. Sie brauchen kein technisches Wissen, aber sie brauchen jemanden, der sie trifft und dafür geradesteht. Das ist die Geschäftsleitung.

Der erste Entscheid ist, welche Daten in welches Werkzeug dürfen.

Das ist der Entscheid mit der grössten Wirkung und er ist einfacher, als er klingt. Es geht nicht darum, jede Eingabe zu prüfen, sondern darum, drei Klassen von Daten zu benennen und für jede zu sagen, wohin sie darf. Erstens öffentliche Inhalte: Texte von der Webseite, Produktbeschreibungen, allgemeine Fragen. Die dürfen in jedes Werkzeug. Zweitens Geschäftsgeheimnisse: Offerten, Kalkulationen, Kundenlisten, Verträge. Drittens Personendaten: alles, was sich einer Person zuordnen lässt, von der Mailadresse bis zum Arztbericht.

Für die zweite und die dritte Klasse gilt bei den grossen Anbietern aus den USA: Man sollte davon ausgehen, dass mit den Eingaben trainiert wird, egal was in den Bedingungen steht, weil sich die Bedingungen ändern und niemand im KMU das nachverfolgt. Bei Personendaten kommt das Datenschutzgesetz dazu und was das revidierte Gesetz von einem KMU sonst noch verlangt, haben wir separat aufgeschrieben. Es verlangt, dass Daten nur für den Zweck bearbeitet werden, für den sie erhoben wurden und dass eine Bekanntgabe ins Ausland abgesichert ist. Ein Kundendossier in einem Chat mit Servern in den USA erfüllt das in der Regel nicht. Das ist unsere Lesart und keine Rechtsberatung, aber es ist der Grund, warum Personendaten nur in ein Werkzeug gehören, das in der Schweiz läuft und Eingaben nicht zum Training nutzt. Solche Werkzeuge gibt es, Euria von Infomaniak ist eines davon, andere Schweizer Anbieter ebenfalls und welches passt, verdient eine Prüfung im Einzelfall.

Der Entscheid ist damit eine Tabelle mit drei Zeilen und zwei Spalten: Datenklasse und erlaubtes Werkzeug. Was auf der Seite ChatGPT mit Kundendaten steht, gilt hier genauso: Es braucht die Richtlinien und es braucht eine Alternative, die funktioniert, sonst findet jemand einen Weg daran vorbei.

Der zweite Entscheid ist, welche Werkzeuge das Unternehmen bezahlt.

Wer KI nicht bezahlt, hat sie trotzdem im Haus, nur auf privaten Konten und diese nicht bewilligte KI im Betrieb ist in fast jedem Unternehmen die Ausgangslage. Das bedeutet: Die Gesprächsverläufe mit Firmendaten liegen bei einer Privatperson, sie bleiben dort nach der Kündigung und die Firma hat keinen Vertrag mit dem Anbieter, auf den sie sich berufen könnte. Ein Firmenkonto kostet je nach Anbieter und Stufe zwischen USD 20 und USD 100 pro Person und Monat und dafür bekommt das Unternehmen drei Dinge: eine Zusicherung, dass mit den Eingaben nicht trainiert wird, eine zentrale Verwaltung der Konten und die Möglichkeit, ein Konto zu schliessen, wenn jemand geht.

Die Rechnung ist einfach. Eine Person, die pro Woche eine Stunde spart, deckt auch das teurere Abo und wer KI zweimal pro Woche für eine Mail braucht, kommt mit dem günstigeren aus oder braucht keines. Wichtig ist nicht der Betrag, sondern dass er entschieden ist, weil sonst jeder Bereich für sich einkauft und am Ende drei Anbieter im Haus sind, die niemand überblickt. Welches Werkzeug es wird, ist ein zweiter, kleinerer Entscheid. Wir haben Anfang 2026 von ChatGPT auf Claude gewechselt, aus Gründen, die für uns gelten und die ein anderes Unternehmen anders gewichten darf.

Der dritte Entscheid ist, wer entscheiden darf.

In vielen KMU scheitern die KI Richtlinien nicht am Inhalt, sondern daran, dass niemand sie beschliessen darf. Die IT sagt, das sei eine Frage des Datenschutzes. Die Person für den Datenschutz sagt, das sei eine Frage der IT. Das Personal sagt, das sei eine Frage der Geschäftsleitung. Alle haben recht und deshalb passiert nichts.

Der dritte Entscheid ist deshalb kein Entscheid über KI, sondern über Zuständigkeit: Eine Person bekommt die Rolle, die Richtlinien zu schreiben, sie einmal im Jahr zu prüfen und Ausnahmen zu bewilligen. Das kann jemand aus der Geschäftsleitung sein, jemand aus der IT mit dem Auftrag der Geschäftsleitung, oder jemand von aussen, der diese Rolle für mehrere Firmen wahrnimmt. Wer es ist, ist weniger wichtig als die Tatsache, dass es eine Person ist und nicht ein Gremium, weil ein Gremium bei jeder neuen Frage wieder von vorne beginnt. Diese Person braucht drei Dinge: den Auftrag, ein Budget für die Werkzeuge aus dem zweiten Entscheid und die Erlaubnis, Nein zu sagen, ohne dass das jedes Mal eskaliert. Neue Fragen kommen laufend, weil die Anbieter etwa alle drei Monate etwas ändern, das die Richtlinien betrifft. Ein Gremium, das viermal im Jahr tagt, ist dafür zu langsam.

Der vierte Entscheid ist, was passiert, wenn jemand gegen die Richtlinien verstösst.

Richtlinien ohne Folgen sind eine Empfehlung. Das ist in Ordnung, wenn man es so meint, aber dann sollte es auch so heissen. Wenn die Richtlinien ernst gemeint sind, muss vorher feststehen, was bei einem Verstoss passiert und zwar abgestuft. Wer aus Versehen eine Kundenmail in ein privates Konto kopiert, bekommt ein Gespräch und die Alternative gezeigt. Wer wiederholt Kundendaten in ein Werkzeug gibt, das dafür gesperrt ist, hat ein Personalthema. Beides muss in der Regel stehen, bevor es passiert, weil im Nachhinein jede Folge willkürlich wirkt.

Dazu gehört die Folge für das Unternehmen selber. Das Datenschutzgesetz kennt seit September 2023 Bussen bis CHF 250'000 für vorsätzliche Verstösse gegen bestimmte Pflichten, zum Beispiel bei der Bekanntgabe ins Ausland und sie richten sich gegen die verantwortliche natürliche Person, nicht gegen die Firma. Das ist unsere Lesart und keine Rechtsberatung. Wir nennen die Zahl nicht, um Angst zu machen, sondern weil sie zeigt, wer am Ende geradesteht: die Person, die den Entscheid hätte treffen sollen. Das ist die Geschäftsleitung, auch wenn der Verstoss im Verkauf passiert ist.

Die vier Entscheide passen auf eine Seite und brauchen eine Stunde.

Das Ergebnis der vier Entscheide ist ein Dokument von einer Seite: eine Tabelle mit drei Datenklassen und den erlaubten Werkzeugen, die Liste der bezahlten Konten, ein Name für die Zuständigkeit und zwei Sätze zu den Folgen. Mehr braucht ein KMU mit 10 bis 50 Mitarbeitenden nicht und mehr liest auch niemand. In der Regel reicht dafür eine Sitzung der Geschäftsleitung von einer Stunde, wenn jemand vorbereitet hat, welche Werkzeuge heute im Haus sind und welche Daten darin landen. Wie eine solche Übersicht entsteht und woran sie danach scheitert, beschreiben wir am Nutzungsverzeichnis.

Was die Geschäftsleitung nicht entscheiden muss: welches Modell technisch besser ist, wie das Firmenkonto eingerichtet wird, ob ein Werkzeug im Browser oder in Word läuft. Das sind Umsetzungsfragen und sie gehören zur Person aus dem dritten Entscheid. Die vier Entscheide selber lassen sich nicht delegieren, weil sie Geld, Verantwortung und Personal betreffen. Wer sie trifft, hat das Thema KI im Griff. Wer sie liegen lässt, hat es trotzdem im Haus, nur ohne Richtlinien.