Die meisten Backups sind da, geprüft hat sie niemand.

Wenn wir in einem KMU nach dem Backup fragen, ist die Antwort fast immer dieselbe: Es gibt eines, der IT Partner kümmert sich darum und es läuft jede Nacht. Das ist eine gute Ausgangslage und sie sagt trotzdem wenig darüber, was passiert, wenn am Montagmorgen der Server nicht mehr startet oder ein Verschlüsselungstrojaner alle Dateien unlesbar gemacht hat. Ein Backup ist eine Kopie. Was im Ernstfall zählt, ist der Weg zurück von der Kopie zum arbeitenden System und dieser Weg wird in den wenigsten Unternehmen je gegangen, bevor er nötig ist.

Ein Backup ist ein Versprechen, ein Restore ist der Beweis.

Backup heisst: Daten werden regelmässig an einen zweiten Ort kopiert. Restore heisst: Diese Daten werden zurückgeholt, eingespielt und das System arbeitet damit wieder. Das erste erledigt eine Software jede Nacht und bestätigt es mit einem grünen Häkchen. Das zweite ist ein Ablauf, der Menschen, Zeit, Zugänge und meistens ein Ersatzsystem braucht. Das grüne Häkchen sagt, dass die Kopie geschrieben wurde. Es sagt nicht, dass sie vollständig ist, dass sie lesbar ist, dass das Passwort für die Verschlüsselung noch jemand kennt oder dass die Datenbank darin in einem Zustand ist, mit dem die Buchhaltungssoftware startet.

Die Backup Software meldet seit drei Jahren Erfolg und beim ersten echten Restore zeigt sich, dass ein Ordner nie in der Sicherung war, weil er nach der Einrichtung dazukam. Oder die Sicherung liegt auf demselben Server, der gerade ausgefallen ist. Oder sie ist da, aber der Verschlüsselungstrojaner hat sie gleich mitverschlüsselt, weil das Backup Laufwerk dauerhaft verbunden war. Keiner dieser Fälle ist ein Fehler der Software. Es sind Fälle, in denen niemand den Weg zurück je ausprobiert hat.

Drei Fragen prüfen ein Backup, ohne dass man es selber verstehen muss.

Drei Fragen an den IT Partner reichen, um zu wissen, ob das eigene Backup hält, weil die Antworten darauf entweder konkret sind oder nicht.

Die erste Frage ist, wann zuletzt jemand etwas aus dem Backup zurückgeholt hat und was. Eine gute Antwort nennt ein Datum und eine Datei, einen Ordner oder ein ganzes System. Eine schlechte Antwort ist, dass das Backup jede Nacht durchläuft, weil das eine andere Frage beantwortet.

Die zweite Frage ist, wo das Backup liegt und wer darauf zugreifen kann. Eine Sicherung im selben Raum, am selben Strom und im selben Netzwerk wie das Original schützt vor einer defekten Festplatte, aber nicht vor Wasser, Feuer, Diebstahl oder einem Trojaner, der sich im Netzwerk ausbreitet. Die übliche Regel heisst 3-2-1: drei Kopien, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon ausser Haus. Weil in einem Backup alles liegt, was im Unternehmen je gespeichert wurde, gehört dazu auch, in welchem Land es liegt und wer beim Anbieter hineinschauen kann. Kundendaten und Personaldossiers bleiben im Backup Personendaten, mit denselben Pflichten wie auf dem Server. Der Entscheid, welche Daten wohin dürfen, liegt bei der Geschäftsleitung, wie wir am Beispiel der KI Werkzeuge beschrieben haben und er gilt für den Speicherort des Backups genauso.

Die dritte Frage ist, wie lange es dauert, bis nach einem Totalausfall wieder gearbeitet werden kann und wie viel Arbeit dabei verloren geht. Auch hier ist die gute Antwort eine Zahl: so viele Stunden bis zum Betrieb, so viele Stunden Arbeit weg. Wer beides nicht beziffern kann, hat es nicht gemessen und wer es nicht gemessen hat, weiss es nicht.

Ein Restore dauert meistens länger als ein Arbeitstag.

Die dritte Frage lässt sich durchrechnen und die Rechnung überrascht die meisten. Ein KMU mit 20 Mitarbeitenden hat schnell 2 Terabyte an Dateien, Mails und Datenbanken. Liegt das Backup ausser Haus bei einem Anbieter, kommt es über die Internetleitung zurück. Bei 100 Megabit pro Sekunde im Download, was für viele Geschäftsanschlüsse realistisch ist, sind das rund 44 Stunden reine Übertragung und das nur, wenn die Leitung die ganze Zeit voll ausgelastet ist. Bei 1 Gigabit pro Sekunde sind es noch gut 4 Stunden. Dazu kommt die Zeit, bis ein Ersatzserver da ist, eingerichtet ist und die Software darauf läuft, weil ein Restore ein Zielsystem braucht. Bei Hardware, die erst bestellt werden muss, sind das Tage.

Ehrlich gerechnet heisst das: Ein Totalausfall am Freitagabend ist mit einem durchschnittlichen KMU Backup nicht am Montagmorgen behoben, sondern eher Mitte der Woche. Das ist eine Zahl, mit der man entscheiden kann. Wer mit drei Tagen Stillstand leben kann, braucht nichts zu ändern und weiss es jetzt. Wer es nicht kann, hat Möglichkeiten: eine lokale Kopie zusätzlich zur Kopie ausser Haus, damit der Restore nicht über die Leitung muss; ein Anbieter, der das Backup direkt als laufendes System starten kann, statt es zurückzukopieren; eine schnellere Leitung. Jede dieser Möglichkeiten hat einen Preis und der lässt sich erst gegen die Kosten eines Stillstands halten, wenn man beide Zahlen kennt. Welches Risiko ein Unternehmen trägt und welches nicht, ist ein Entscheid, unter dem ein Name steht, nicht eine Einstellung in der Backup Software.

Ein geübter Restore kostet Stunden, ein ungeübter kostet Tage.

Die Prüfung ist keine grosse Sache, sie wird nur selten gemacht, weil sie nicht dringend ist, bis sie es ist. Jedes Quartal holt der IT Partner eine zufällig gewählte Datei und einen Ordner vom letzten Monat aus dem Backup zurück, einmal im Jahr ein ganzes System auf eine Testmaschine. Er stoppt die Zeit und schreibt auf, was gefehlt hat. Das dauert für die Dateien eine Stunde und für das ganze System einen halben Tag und es ist die einzige Art, die drei Fragen mit Zahlen zu beantworten.

Der richtige Zeitpunkt für diese Prüfung ist, bevor Geld in neue Infrastruktur fliesst. Wenn der IT Partner neue Server vorschlägt, steht in der Offerte, was gekauft wird und selten, wo das Backup danach liegt, wie es zurückkommt und wer es zuletzt geprüft hat. Diese Fragen kosten nichts vor der Unterschrift und eine Woche Stillstand danach.

Wer die drei Fragen stellt und drei konkrete Antworten bekommt, hat ein Backup, das hält und kann das Thema ablegen. Wer eine der drei Antworten nicht bekommt, hat kein Backup Problem, sondern ein Restore Problem und das ist gut zu wissen, solange noch alles läuft.